Verwerkingsregister

1. Websitebezoek en technische werking

• Doel: De website en web-app veilig en werkend aanbieden, misbruik tegengaan en storingen oplossen.
• Betrokkenen: Bezoekers van de website en gebruikers van de web-app.
• Gegevens: Technische gegevens zoals het versleutelde (gehashte) IP-adres, browsertype en tijdstip; lokale voorkeuren zoals taal en cookiekeuze blijven op het eigen toestel.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): veiligheid en beschikbaarheid.
• Ontvangers: Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst) verzorgt de hosting en de afgeschermde bronadministratie voor onderzoeksinzendingen, registraties, contactberichten, privacyverzoeken en tekenbeettellingen. Onderzoeksgegevens worden alleen na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming gepseudonimiseerd opgeslagen, zonder foto's, namen of e-mailadressen. Contactberichten en privacyverzoeken kunnen wel naam en contactgegevens bevatten. Alleen de bevoegde beheerder kan deze gegevens na beveiligd inloggen teruglezen.
• Bewaartermijn: Technische logbestanden maximaal 30 dagen; misbruikbeperking maximaal 24 uur. Verwijdering gebeurt automatisch.

2. Contactformulier

• Doel: Vragen, correcties en meldingen beantwoorden.
• Betrokkenen: Personen die zelf contact opnemen.
• Gegevens: Naam, e-mailadres, gekozen onderwerp, bericht, gehasht IP-adres en browsergegevens.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): beantwoorden van een eigen verzoek.
• Ontvangers: Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst) verzorgt de hosting en de afgeschermde bronadministratie voor onderzoeksinzendingen, registraties, contactberichten, privacyverzoeken en tekenbeettellingen. Onderzoeksgegevens worden alleen na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming gepseudonimiseerd opgeslagen, zonder foto's, namen of e-mailadressen. Contactberichten en privacyverzoeken kunnen wel naam en contactgegevens bevatten. Alleen de bevoegde beheerder kan deze gegevens na beveiligd inloggen teruglezen.
• Bewaartermijn: Zolang nodig voor de afhandeling en de onderbouwing daarvan; daarna verwijderd.

3. Privacyregister: klachten en bezwaarverzoeken

• Doel: Privacyklachten, bezwaren en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering aantoonbaar en tijdig afhandelen (artikelen 12 tot en met 22 AVG).
• Betrokkenen: Personen die een privacyklacht of privacyverzoek indienen en daarbij kiezen voor bewaren.
• Gegevens: Verzoeknummer, soort verzoek, naam, e-mailadres, bericht, taal, status, gehasht IP-adres en de verwijzing naar het contactbericht.
• Grondslag: Wettelijke verplichting en verantwoordingsplicht (artikel 6 lid 1 sub c en artikel 5 lid 2 AVG), op basis van de expliciete keuze van de indiener.
• Ontvangers: Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst) verzorgt de hosting en de afgeschermde bronadministratie voor onderzoeksinzendingen, registraties, contactberichten, privacyverzoeken en tekenbeettellingen. Onderzoeksgegevens worden alleen na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming gepseudonimiseerd opgeslagen, zonder foto's, namen of e-mailadressen. Contactberichten en privacyverzoeken kunnen wel naam en contactgegevens bevatten. Alleen de bevoegde beheerder kan deze gegevens na beveiligd inloggen teruglezen.
• Bewaartermijn: Maximaal 3 jaar in een apart, afgeschermd bestand; daarna automatisch verwijderd.

4. Onderzoeksinzendingen TekenbeetGids

• Doel: Wetenschappelijk en statistisch onderzoek naar tekenbeten, huidreacties en tekenbeetziekten in Nederland.
• Betrokkenen: Gebruikers die na afronding uitdrukkelijk toestemming geven voor deelname aan onderzoek.
• Gegevens: Antwoorden over de teek, de beetplek, omgeving, klachten, behandeling en het gegenereerde overzicht, opgeslagen onder een uniek deelnemernummer. Foto's worden nooit opgeslagen en nooit meegestuurd.
• Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsgegevens (artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG), met wetenschappelijk onderzoek als context (artikel 89 AVG).
• Ontvangers: Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst) verzorgt de hosting en de afgeschermde bronadministratie voor onderzoeksinzendingen, registraties, contactberichten, privacyverzoeken en tekenbeettellingen. Onderzoeksgegevens worden alleen na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming gepseudonimiseerd opgeslagen, zonder foto's, namen of e-mailadressen. Contactberichten en privacyverzoeken kunnen wel naam en contactgegevens bevatten. Alleen de bevoegde beheerder kan deze gegevens na beveiligd inloggen teruglezen.
• Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar; daarna automatisch verwijderd. Intrekken kan eerder met het deelnemernummer en de bijbehorende intrekcode.

5. Vrijwillige AI-fotovergelijking

• Doel: Een foto van een teek of huidreactie vergelijken met referentiemateriaal en zichtbare kenmerken beschrijven. Er wordt geen diagnose, urgentie of zorgbeslissing bepaald.
• Betrokkenen: Gebruikers die zelf een foto kiezen of maken.
• Gegevens: De foto blijft tijdelijk in het browsergeheugen voor beide rapporten en herhaalde pdf-export tot u de wizard reset of de pagina sluit. Dominic Smith Advies slaat de foto niet duurzaam op en stuurt deze niet naar het onderzoeksbestand. Alleen na uw keuze voor AI-vergelijking wordt de foto via een beveiligde verbinding verwerkt via Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst), met de Gemini API.
• Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG); transparantieplicht volgens artikel 50 van de AI-verordening.
• Ontvangers: De AI-dienst als verwerker, uitsluitend voor deze eenmalige vergelijking.
• Bewaartermijn: Geen duurzame foto-opslag door Dominic Smith Advies. Tijdelijk browsergeheugen tot reset. Een foto-hash en de gestructureerde uitkomst worden maximaal 24 uur gecachet; geen foto. Volgens Googles voorwaarden voor betaalde Gemini API-diensten worden prompts en antwoorden niet gebruikt om Googles producten te verbeteren. Het misbruikbeleid noemt 55 dagen bewaring van prompts, aanvullende context en antwoorden voor veiligheid, het opsporen en voorkomen van beleidsschendingen en vereiste wettelijke of toezichthoudende openbaarmakingen. Gemarkeerde inhoud kan door bevoegde Google-medewerkers worden beoordeeld. Misbruiklogs kunnen worden gebruikt voor modellen die specifiek beleidsschendingen tegengaan; dit is niet hetzelfde als training van algemene AI-modellen. De termijn betreft Googles misbruikcontrole, niet onze lokale foto’s of onze onderzoeksopslag.

6. Beheer, beveiliging en databroncontrole

• Doel: Beveiligingsscans, controle van openbare bronnen en beheer van de toepassing.
• Betrokkenen: De beheerder; geen bezoekersgegevens.
• Gegevens: Inloggegevens van de beheerder, scanresultaten en controlelogs over openbare cijfers.
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): betrouwbaarheid en beveiliging.
• Ontvangers: Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst) verzorgt de hosting en de afgeschermde bronadministratie voor onderzoeksinzendingen, registraties, contactberichten, privacyverzoeken en tekenbeettellingen. Onderzoeksgegevens worden alleen na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming gepseudonimiseerd opgeslagen, zonder foto's, namen of e-mailadressen. Contactberichten en privacyverzoeken kunnen wel naam en contactgegevens bevatten. Alleen de bevoegde beheerder kan deze gegevens na beveiligd inloggen teruglezen.
• Bewaartermijn: Controlelogs maximaal 30 dagen; scanoverzichten maximaal 2 jaar.

Beveiliging en doorgifte

De optionele fotovergelijkingen en informatieassistent gebruiken rechtstreeks Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst), via de Gemini API (betaalde dienst), met gemini-3.8-flash, via onze server over een beveiligde verbinding. Foto’s worden alleen na aparte uitdrukkelijke bevestiging verstuurd; de assistent verwerkt uitsluitend de tekst van het gesprek na akkoord. Wij bewaren geen foto’s of gesprekken duurzaam en gebruiken ze zelf niet voor modeltraining. Google (verwerker, met verwerkersovereenkomst): volgens de bevestiging van de beheerder van Dominic Smith Advies is voor de gebruikte betaalde Gemini API de verwerkersovereenkomst (CDPA) geaccepteerd, inclusief de EU-modelcontractbepalingen (SCC’s) voor doorgifte buiten de EER. Deze bevestiging is geen onafhankelijke controle van de accountdocumenten. De overeenkomst voor de afgeschermde werkomgeving bij Google staat los van deze AI-afspraken. Een EU-verwerkingsregio is niet gegarandeerd. Deze afspraken bewijzen op zichzelf geen volledige AVG-naleving. Volgens Googles voorwaarden voor betaalde Gemini API-diensten worden prompts en antwoorden niet gebruikt om Googles producten te verbeteren. Het misbruikbeleid noemt 55 dagen bewaring van prompts, aanvullende context en antwoorden voor veiligheid, het opsporen en voorkomen van beleidsschendingen en vereiste wettelijke of toezichthoudende openbaarmakingen. Gemarkeerde inhoud kan door bevoegde Google-medewerkers worden beoordeeld. Misbruiklogs kunnen worden gebruikt voor modellen die specifiek beleidsschendingen tegengaan; dit is niet hetzelfde als training van algemene AI-modellen. De termijn betreft Googles misbruikcontrole, niet onze lokale foto’s of onze onderzoeksopslag. Toestemming vervangt de overige AVG-verplichtingen niet.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen plaats (artikel 22 AVG). De toepassing ordent informatie en bepaalt geen diagnose, urgentie of behandeling.

Voorbereiding op EHDS en HDAB

De onderzoeksinzendingen worden gestructureerd en met eenduidige velden opgeslagen, zodat ze later kunnen aansluiten op de Europese ruimte voor gezondheidsgegevens (EHDS, verordening (EU) 2025/327) en op een toekomstige Nederlandse toegangsinstantie voor gezondheidsgegevens (HDAB).

Secundair gebruik van gegevens vindt uitsluitend plaats op basis van uitdrukkelijke toestemming en onder een deelnemernummer, gescheiden van direct herleidbare gegevens. Er worden nu geen gegevens uitgewisseld met zorgverleners, zorgsystemen of onderzoeksinfrastructuren.

Bij aansluiting op EHDS of HDAB worden vooraf een verwerkersovereenkomst, een bijgewerkte effectbeoordeling en een openbare toelichting toegevoegd.